Käyttövinkkejä 2021

Vinkit ovat pääsääntöisesti Windows-ympäristöön (Teams-vinkit toimivat myös Macissa).
Näitä hyödyllisiä vinkkejä ei ole kurssiemme vakiosisällöissä.

Sivun alaosan lomakkeella voit tilata postilaatikkoosi uudet käyttövinkit. Listalta pääsee koska tahansa pois.

2021-05-28 Office-vinkki: Ota piilotettu valintanauhan näkyville

Saatat piilottaa esimerkiksi Excelin valintanauhan (ribbon) väliaikaisesti kaksoisnapsauttamalla välilehden nimen keskellä. Silloin valintanauha katoaa aina napsauttaessasi Excel-taulukkoa. Nauha tulee kyllä väliaikaisesti näkyville napsauttaessasi jotain välilehteä, mutta katoaa sitten jälleen.

Kiusallinen hidaste, joka on toistunut kursseilla jatkuvasti.

Saat valintanauhan jälleen pysyvästi näkyville kaksoisnapsauttamalla mitä tahansa välilehteä.

nauha1.jpg
nauha2.jpg

2021-05-28 Teams-vinkki: Näe kokouksessa koko videokuva

Näetkö joskus kokoukseen osallistujan videossa pelkän otsan (tai isommasta porukasta vain osan)? Henkilö saattaa osallistua kokoukseen puhelimella ja hän pitää puhelinta vielä pystysuunnassa. Napsauta silloin henkilön videokuvan keskellä hiiren kakkospainiketta ja valitse Sovita kehitykseen (Fit to frame) -komento.

2021-05-28 Teams-vinkki: Siirrä pienryhmien osallistujia myös huoneiden avaamisen jälkeen

Teamsin pienryhmien (breakout rooms) avulla voit jakaa kokouksen osallistujat omiin pienempiin ryhmiin omiin kokouksiinsa. Pienryhmiin jakamisen voi toistaiseksi tehdä vain kokouksen järjestäjä Teamsin sovelluksella (ei selaimella).

Yksi toiminnon rajoitus on ollut se, että huoneiden avaamisen jälkeen osallistujia ei ole voinut siirtää huoneesta toiseen. Käytettäessä automaattista jakamista samaan huoneeseen on siis voinut jäädä kaksi henkilöä, joiden pitäisi olla eri huoneissa.

Nyt toiminto on päivittynyt ja siirtäminen onnistuu myös huoneiden avaamisen jälkeen, vaikka päivityksestä ei ole tietääkseni kerrottu virallisesti missään.

Osallistujan siirtäminen: napsauta huonetta, valitse osallistuja, napsauta Määritä (Assign) -painiketta ja valitse huone

huone.jpg

2021-04-29 Excel-vinkki: Siirry nopeasti viimeiseen tai ensimmäiseen taulukkoon

Jos kaikki Excelin taulukot eivät mahdu näkyviin, niin vasemmassa alanurkassa olevilla nuolipainikkeilla voit siirtyä seuraavaan tai edelliseen taulukkoon. Jos painat samalla Ctrl-näppäintä, niin siirryt viimeiseen tai ensimmäiseen taulukkoon. Erittäin kätevää, jos taulukoita on paljon.

taulukot.jpg

2021-04-29 Outlook-vinkki: Vertaa useamman hajanaisen päivän varaustilannetta kalenterissa

Outlookin kalenterin vasemman laidan ns. päiväyskaaviota (kuukausikalenteri) napsauttamalla voit valita halutun päivän. Jos valitse päivänäkymän (näet yhden päivän kerrallaan) ja jos painat samalla Ctrl-näppäintä, niin voit valita useampia hajallaan olevia päiviä ja verrata niiden varaustilannetta miettiessäsi esimerkiksi itsellesi sopivinta kokouspäivää. Voit siis kätevästi verrata esimerkiksi päiviä 2.6., 12.6. ja 28.6.

outlook-paivat1.jpg
outlook-paivat2.jpg

2021-04-29 Windows-vinkki: Hae tiedoston myös sisällön perusteella

Hakemisen jälkeen voit kuitenkin napsauttaa Hae (Search) -lisävälilehden Lisäasetukset (Advanced options) -painiketta ja valita Tiedostosisältö (File contents), jolloin haet myös tiedostojen sisällöstä.

Asetus jää päälle, joten poista se tarvittaessa hakemisen jälkeen.

windows-haku.jpg

2021-04-29 Outlook ja Teams-vinkki: Jaa sähköposti Teamsiin

Voit nyt kätevästi jakaa/kopioida/lähettää valittuna olevan sähköpostiviestin Teamsin chattiin jollekin henkilölle/ryhmälle tai tiimin kanavalle napsauttamalla Outlookissa Jaa Teamsiin (Share to Teams) -painiketta.

Näin keskustelu saadaan pidettyä paremmin Teamsissa, eikä synny samaan asiaan liittyen kahta erillistä keskustelua Teamsiin ja Outlookiin.

jaa-teamsiin.jpg
jaa-teamsiin2.jpg

2021-03-19 Teams-vinkki: Hyödynnä Teamsin Historia-valikkoa

Voit nyt siirtyä taaksepäin jopa 12 edelliseen keskusteluun, kokoukseen, kanavalle tms. Historia-painikkeen avulla.

Nuolipainike löytyy Teams-sovelluksen vasemmasta ylänurkasta ja lista aiemmista kohteista tulee näkyviin pitämällä hiiren kohdistinta nuolen keskellä.

historia.jpg

2021-03-19 Office-vinkki: Muuta OneDriveen tallennetun tiedoston nimi nopeasti

Napsauta Wordin, Excelin tai PowerPointin tiedoston nimeä otsikkorivillä, korjaa nimi ja hyväksy Enterillä. Kuinka helppoa!

Enää tiedostoa ei siis tarvitse sulkea ja uudelleennimetä esimerkiksi Resurssienhallinnan kautta.

rename.jpg

2021-03-19 Windows-vinkki: Pienennä kaikki auki olevat ikkunat nopeasti

Paina Windows+M. Näin voit esimerkiksi Teams-kokouksessa avata työpöydältäsi ohjelman tai tiedoston. Muistivinkki: M=Minimize.

 

Voit palauttaa ikkunoiden koon näppäinyhdistelmällä Windows+Vaihto+M.

Windows-näppäin löytyy todennäköisesti näppäimistön vasemmasta alanurkasta ja siinä on lipun kuva. Vaihto-näppäin =Shift.

2021-02-25 Teams-vinkki: Raahaa sähköpostiliite Teamsiin

Voit vetää hiirellä eli raahata sähköpostin liitetiedoston suoraan Teamsin kanavan ja chatin Tiedostot (Files) -välilehdelle. Avaa ensin Teamsissa sopivan kanavan tai chatin Tiedostot-välilehti, vedä liite näytön alaosassa (eli tehtäväpalkissa) näkyvän Teams-ohjelmakuvakkeen keskelle (jolloin Teams tulee taas näkyviin) ja vedä liite sitten Tiedostot-välilehdelle

liite1.jpg
liite2.jpg
liite3.jpg

2021-02-25 Excel-vinkki: Vieritä isoa Excel-taulukkoa vaakasuuntaan

Paina Ctrl- ja Vaihto (Shift) -näppäimet alas ja pyöritä hiiren rullaa ylös- tai alaspäin.

2021-02-25 Excel-vinkki: Luo Excel-taulukosta nopeasti kaavio (graafi)

Valitse yksi solu tietoalueelta ja paina Alt+F1.

kaavio.jpg

2021-01-26 Teams-vinkki: mykistä kokouksen jälkeinen keskustelu

Voit mykistää Outlookissa luodun Teams-kokouksen keskustelun kokouksen jälkeen Teamsin Keskustelu (Chat) -välilehdeltä kokouksen Lisää vaihtoehtoja -komennon (kolme pistettä) Mykistä (Mute) -komennolla. Eli vie hiiren kohdistin kokouksen keskelle, napsauta kolmea pistettä ja valitse Mykistä.

Tällöin mahdollinen kokouksen jälkeinen chattaily ei vie turhaan huomiotasi, vaikka voit toki halutessasi lukea viestit.

mykistys.jpg

2021-01-26 Teams-vinkki: tulossa esittäjänäkymä PowerPoint-esityksille

Teamsin lähitulevaisuuden uudet ominaisuudet kiinnostavat kovasti. Tällä hetkellä ns. julkisessa esikatselussa on esittäjänäkymä. Jakaessasi Teams-kokouksessa PowerPoint-esityksen muiden näkyville Teamsin sisäänrakennetulla toiminnolla näet samalla kokouksen chatin.

Toimintoon on kohta tulossa merkittävä parannus, jonka jälkeen näet esityksen diat ikkunan alhaalla ja voit myös liikkua niitä napsauttamalla. Samalla näet myös mahdolliset muistiinpanosi, joita esityksen katselijat eivät näe.

Esittäjänäkymän hyödyntäminen on nytkin mahdollista jakamalla esityksen ikkunassa, mutta monelle se on kovasti hankala ja epäintuitiivinen tapa.

presenterview.jpg