Käyttövinkkejä 2021
Vinkit ovat pääsääntöisesti Windows-ympäristöön (Teams-vinkit toimivat myös Macissa).
Näitä hyödyllisiä vinkkejä ei ole kurssiemme vakiosisällöissä.
Sivun alaosan lomakkeella voit tilata postilaatikkoosi uudet käyttövinkit. Listalta pääsee koska tahansa pois.
2021-11-23 Vinkit
👍 Teams: Vastaa keskustelun tiettyyn viestiin
Voit nyt 10/2021 sovelluksen päivityksessä vastata tiettyyn viestiin keskustelussa (chat) eli lainata vanhaa viestiä vastauksessasi. Puhelimen Teamsissa tämä on ollut mahdollista jo aiemmin.
Vie hiiren kohdistin sen viestin keskelle, johon haluat vastata. Napsauta viestin oikean ylänurkan kolmea pistettä ja valitse Vastaus (Reply) -komento. Vastaukseesi sisällytetään alkuperäinen viesti.
👍 Teams: Esitä avaamasi PowerPoint-esitys suoraan Teams-kokouksessa
9/2021 päivityksessä voit tietyissä PowerPointin versioissa jakaa esityksen Teams-kokoukseen napsauttamalla kokouksen aikana PowerPointin oikean ylänurkan Esitä Teamsissa (Present in Teams) -painiketta.
Napsautuksen ja varmistuskysymyksen jälkeen esityksesi jaetaan suoraan käynnissä olevassa Teams-kokouksessa siten, että näet esityksesi esittäjänäkymässä. Näet siis omat mahdolliset muistiinpanosi sekä tulevat diat ja voit samalla seurata vaikkapa chatin kommentteja.
Valitettavasti tämä toiminto ei siis ole vielä kaikissa Powerpointin versioissa.
👍 Teams: Pikanäppäimellä Ctrl+F voit kohdistaa haun tiettyyn kanavaan tai keskusteluun.
👍 Outlook: Siirry seuraavaan sähköpostiviestiin viesti avattuna
Jos esikatseluruutu tuntuu liian pieneltä, niin avaa sähköpostiviesti esimerkiksi kaksoisnapsauttamalla. Siirry sitten seuraavaan viestiin Ctrl+. (piste) -pikanäppäimellä ja edelliseen viestiin Ctrl+, (pilkku) -pikanäppäimellä. Siirryt siis viestistä toiseen niin, että viestit avautuvat automaattisesti uuteen ikkunaan.
2021-08-27 Vinkit
👍 Teams: Laske kaikki kädet alas
Helppo tapa osallistaa osallistujia Teams-kokouksessa on pyytää nostamaan käden, mikäli esimerkiksi kannattaa jotain esitystä/mielipidettä. Silloin kuitenkin esiintyy ns. vanha käsi -ilmiö eli käsi jää vahingossa päälle.
6/2021 päivityksessä voit nyt Osallistujat (Participants) -paneelin kolmen pisteen valikosta valita Lasketaan kaikki kädet alas (Lower all hands) -komennon, jolla lasket kaikki kädet.
👍 Teams: Lukitse kokous
Kuka tahansa voi liittyä linkillä Teams-kokoukseen. Toki odotustilaa (lobby) käyttämällä osallistuja pitää erikseen päästää kokoukseen, mutta kuka tahansa esittäjän oikeuksilla varustettu henkilö voi päästää odotustilasta.
7/2021 päivityksessä voit Osallistujat (Participants) -paneelin kolmen pisteen valikosta valita Lukitse kokous (Lock the meeting) -komennon, jolla estät kokoukseen liittymisen esimerkiksi kokouksen aloittamisen jälkeen.
👍 Outlook: Etsi sähköpostiviestin sisällöstä
Voit etsiä Outlookin työpöytäversiolla avatun viestin sisällöstä painamalla F4, jolloin ruudulle ilmestyy todennäköisesti tuttu Etsi ja korvaa (Find and Replace) -ikkuna. Pikanäppäin ei siis tässä tapauksessa ole Ctrl+F, kuten yleensä. Älä siis turhaan rullaa pitkää viestiä löytääksesi esimerkiksi asiakkaan nimen.
👍 Office: Luo uusi tiedosto tai sähköpostiviesti nopeasti
Painamalla Ctrl+N luot Wordissa uuden asiakirjan, Excelissä uuden työkirjan, Outlookin sähköpostissa uuden sähköpostiviestin jne. Muistisääntönä N=New.
2021-08-05 Vinkit
👍 Teams: Tallenna Teams-kokous automaattisesti
Voit 7/2021 lähtien varmistaa kokouksen tallentamisen jo ennen kokousta. Napsauta kokouskutsun Kokousasetukset (Meeting Options) -linkkiä ja valitse sitten Automaattinen tallennus (Record automatically).
👍 Nettisivu: Poista valokuvasta tausta maksutta https://www.remove.bg/
Voit ladata, raahata tai kopioida ja liittää kuvan tämän palvelun nettisivulle. Muutamassa sekunnista kuvasta poistetaan tausta, jonka jälkeen voit ladata pienen kuvan maksutta ja ilman mitään kirjautumista. Kuvan koko riittää esimerkiksi nettisivulle ja usein PowerPoint-esitykseenkin. Kahdella eurolla kuvan voi ladata huomattavasti suurempana.
👍 Nettisivu: Testaa kuulosi https://www.hear-it.org/
Jos epäilet kuulosi heikentyneen, niin voit testata sen maksutta. Testiin tarvitset kuulokkeet.
👍 Surffaa Edge-selaimella😊
Avaa Edge-selain, kopioi tämä osoite edge://surf/ osoiteruutuun ja paina Enter. Aloita surffaus painamalla välilyönti ja ohjaa surffaajaa nuolinäppäimillä.
2021-05-28 Office-vinkki: Ota piilotettu valintanauhan näkyville
Saatat piilottaa esimerkiksi Excelin valintanauhan (ribbon) väliaikaisesti kaksoisnapsauttamalla välilehden nimen keskellä. Silloin valintanauha katoaa aina napsauttaessasi Excel-taulukkoa. Nauha tulee kyllä väliaikaisesti näkyville napsauttaessasi jotain välilehteä, mutta katoaa sitten jälleen.
Kiusallinen hidaste, joka on toistunut kursseilla jatkuvasti.
Saat valintanauhan jälleen pysyvästi näkyville kaksoisnapsauttamalla mitä tahansa välilehteä.
2021-05-28 Teams-vinkki: Näe kokouksessa koko videokuva
Näetkö joskus kokoukseen osallistujan videossa pelkän otsan (tai isommasta porukasta vain osan)? Henkilö saattaa osallistua kokoukseen puhelimella ja hän pitää puhelinta vielä pystysuunnassa. Napsauta silloin henkilön videokuvan keskellä hiiren kakkospainiketta ja valitse Sovita kehitykseen (Fit to frame) -komento.
2021-05-28 Teams-vinkki: Siirrä pienryhmien osallistujia myös huoneiden avaamisen jälkeen
Teamsin pienryhmien (breakout rooms) avulla voit jakaa kokouksen osallistujat omiin pienempiin ryhmiin omiin kokouksiinsa. Pienryhmiin jakamisen voi toistaiseksi tehdä vain kokouksen järjestäjä Teamsin sovelluksella (ei selaimella).
Yksi toiminnon rajoitus on ollut se, että huoneiden avaamisen jälkeen osallistujia ei ole voinut siirtää huoneesta toiseen. Käytettäessä automaattista jakamista samaan huoneeseen on siis voinut jäädä kaksi henkilöä, joiden pitäisi olla eri huoneissa.
Nyt toiminto on päivittynyt ja siirtäminen onnistuu myös huoneiden avaamisen jälkeen, vaikka päivityksestä ei ole tietääkseni kerrottu virallisesti missään.
Osallistujan siirtäminen: napsauta huonetta, valitse osallistuja, napsauta Määritä (Assign) -painiketta ja valitse huone
2021-04-29 Excel-vinkki: Siirry nopeasti viimeiseen tai ensimmäiseen taulukkoon
Jos kaikki Excelin taulukot eivät mahdu näkyviin, niin vasemmassa alanurkassa olevilla nuolipainikkeilla voit siirtyä seuraavaan tai edelliseen taulukkoon. Jos painat samalla Ctrl-näppäintä, niin siirryt viimeiseen tai ensimmäiseen taulukkoon. Erittäin kätevää, jos taulukoita on paljon.
2021-04-29 Outlook-vinkki: Vertaa useamman hajanaisen päivän varaustilannetta kalenterissa
Outlookin kalenterin vasemman laidan ns. päiväyskaaviota (kuukausikalenteri) napsauttamalla voit valita halutun päivän. Jos valitse päivänäkymän (näet yhden päivän kerrallaan) ja jos painat samalla Ctrl-näppäintä, niin voit valita useampia hajallaan olevia päiviä ja verrata niiden varaustilannetta miettiessäsi esimerkiksi itsellesi sopivinta kokouspäivää. Voit siis kätevästi verrata esimerkiksi päiviä 2.6., 12.6. ja 28.6.
2021-04-29 Windows-vinkki: Hae tiedoston myös sisällön perusteella
Hakemisen jälkeen voit kuitenkin napsauttaa Hae (Search) -lisävälilehden Lisäasetukset (Advanced options) -painiketta ja valita Tiedostosisältö (File contents), jolloin haet myös tiedostojen sisällöstä.
Asetus jää päälle, joten poista se tarvittaessa hakemisen jälkeen.
2021-04-29 Outlook ja Teams-vinkki: Jaa sähköposti Teamsiin
Voit nyt kätevästi jakaa/kopioida/lähettää valittuna olevan sähköpostiviestin Teamsin chattiin jollekin henkilölle/ryhmälle tai tiimin kanavalle napsauttamalla Outlookissa Jaa Teamsiin (Share to Teams) -painiketta.
Näin keskustelu saadaan pidettyä paremmin Teamsissa, eikä synny samaan asiaan liittyen kahta erillistä keskustelua Teamsiin ja Outlookiin.
2021-03-19 Teams-vinkki: Hyödynnä Teamsin Historia-valikkoa
Voit nyt siirtyä taaksepäin jopa 12 edelliseen keskusteluun, kokoukseen, kanavalle tms. Historia-painikkeen avulla.
Nuolipainike löytyy Teams-sovelluksen vasemmasta ylänurkasta ja lista aiemmista kohteista tulee näkyviin pitämällä hiiren kohdistinta nuolen keskellä.
2021-03-19 Office-vinkki: Muuta OneDriveen tallennetun tiedoston nimi nopeasti
Napsauta Wordin, Excelin tai PowerPointin tiedoston nimeä otsikkorivillä, korjaa nimi ja hyväksy Enterillä. Kuinka helppoa!
Enää tiedostoa ei siis tarvitse sulkea ja uudelleennimetä esimerkiksi Resurssienhallinnan kautta.
2021-03-19 Windows-vinkki: Pienennä kaikki auki olevat ikkunat nopeasti
Paina Windows+M. Näin voit esimerkiksi Teams-kokouksessa avata työpöydältäsi ohjelman tai tiedoston. Muistivinkki: M=Minimize.
Voit palauttaa ikkunoiden koon näppäinyhdistelmällä Windows+Vaihto+M.
Windows-näppäin löytyy todennäköisesti näppäimistön vasemmasta alanurkasta ja siinä on lipun kuva. Vaihto-näppäin =Shift.
2021-02-25 Teams-vinkki: Raahaa sähköpostiliite Teamsiin
Voit vetää hiirellä eli raahata sähköpostin liitetiedoston suoraan Teamsin kanavan ja chatin Tiedostot (Files) -välilehdelle. Avaa ensin Teamsissa sopivan kanavan tai chatin Tiedostot-välilehti, vedä liite näytön alaosassa (eli tehtäväpalkissa) näkyvän Teams-ohjelmakuvakkeen keskelle (jolloin Teams tulee taas näkyviin) ja vedä liite sitten Tiedostot-välilehdelle
2021-02-25 Excel-vinkki: Vieritä isoa Excel-taulukkoa vaakasuuntaan
Paina Ctrl- ja Vaihto (Shift) -näppäimet alas ja pyöritä hiiren rullaa ylös- tai alaspäin.
2021-02-25 Excel-vinkki: Luo Excel-taulukosta nopeasti kaavio (graafi)
Valitse yksi solu tietoalueelta ja paina Alt+F1.
2021-01-26 Teams-vinkki: mykistä kokouksen jälkeinen keskustelu
Voit mykistää Outlookissa luodun Teams-kokouksen keskustelun kokouksen jälkeen Teamsin Keskustelu (Chat) -välilehdeltä kokouksen Lisää vaihtoehtoja -komennon (kolme pistettä) Mykistä (Mute) -komennolla. Eli vie hiiren kohdistin kokouksen keskelle, napsauta kolmea pistettä ja valitse Mykistä.
Tällöin mahdollinen kokouksen jälkeinen chattaily ei vie turhaan huomiotasi, vaikka voit toki halutessasi lukea viestit.
2021-01-26 Teams-vinkki: tulossa esittäjänäkymä PowerPoint-esityksille
Teamsin lähitulevaisuuden uudet ominaisuudet kiinnostavat kovasti. Tällä hetkellä ns. julkisessa esikatselussa on esittäjänäkymä. Jakaessasi Teams-kokouksessa PowerPoint-esityksen muiden näkyville Teamsin sisäänrakennetulla toiminnolla näet samalla kokouksen chatin.
Toimintoon on kohta tulossa merkittävä parannus, jonka jälkeen näet esityksen diat ikkunan alhaalla ja voit myös liikkua niitä napsauttamalla. Samalla näet myös mahdolliset muistiinpanosi, joita esityksen katselijat eivät näe.
Esittäjänäkymän hyödyntäminen on nytkin mahdollista jakamalla esityksen ikkunassa, mutta monelle se on kovasti hankala ja epäintuitiivinen tapa.
