Käyttövinkkejä 2020
Vinkit ovat Windows-ympäristöön. Näitä hyödyllisiä vinkkejä ei ole kurssiemme vakiosisällöissä.
Sivun alaosan lomakkeella voit tilata postilaatikkoosi uudet käyttövinkit. Listalta pääsee koska tahansa pois.
2020-12-01 Teams-vinkki: määritä tilallesi (status) kesto
Kuten edellisessä vinkissä kerroin, niin voit nyt myös määrittää tilaksesi (status) Näy offline-tilassa (Appear offline). Voit silloin käyttää Teamsia siten, että muille käyttäjille näyt olevan offline-tilassa. Uusi valinta löytyy napsauttamalla profiilipainiketta ja valitsemalla sen tilapäivitysten listalta. Näin voit vähentää keskeytyksiä.
Palauta tila (Reset status) -komennolla voit palauttaa alkuperäisen tilan.
Uusi toiminto on tilan Kesto (Duration) eli voit nyt määrittää halutun tilan kestoksi esimerkiksi tunnin, jonka jälkeen tila palautuu automaattisesti.
2020-12-01 Windows/Teams-vinkki: piilota työpöydän kuvakkeet
Jos jaat Teams-kokouksessa koko näyttösi, niin et välttämättä halua kaikkien näkevän työpöytäsi kuvakkeita. Voit piilottaa ne väliaikaisesti napsauttamalla työpöydän tyhjällä alueella hiiren kakkospainiketta ja napsauttamalla Näytä (View) -alivalikoista Näytä työpöydän kuvakkeet (Show desktop icons). Samasta paikasta saat kuvakkeet jälleen näkyville.
2020-12-01 Windows: kopioi leikepöydälle useita kohteita
Onko mikään hienompaa kuin kopioida tekstiä vaikkapa Wordista ja liittää pätkä esimerkiksi sähköpostiviestiin tarvitsematta kirjoittaa tekstiä itse? On, sillä leikepöydän historian avulla voit liittää eri paikoista kopioituja kohteita tarvitsematta kopioida ja liittää niitä yksitellen.
Näin otat historian käyttöön: kirjoita Windowsin hakuruutuun leikepöydä (clipboard) ja napsauta hakutuloksista Leikepöydän asetukset. Napsauta sitten Leikepöydän historia (Clipboard history) -kohdan liukusäädintä. Nyt voi kopioida esimerkiksi tekstiä normaalisti Ctrl+C-pikanappäimellä. Kun kopioidut kohteet on tarkoitus liittää, niin käytä Win+V-pikanäppäintä Ctrl+V-pikanäppäimen sijaan. Windows-näppäin (lippu) löytyy todennäköisesti näppäimistön vasemmasta alanurkasta.
Historiassa säilyy jopa 25 kopioitua kohdetta.
2020-11-03 Teams-vinkki: Poista viestin esikatselu käytöstä
Uudesta viestistä ilmestyy oletuksena banneri oikeaan alanurkkaan Teamsin ollessa auki ja ollessasi jossain muussa ikkunassa. Banneri sisältää esikatseluna viestin sisältöä, mikä saattaa aiheuttaa kiusallisen tilanteen esimerkiksi toisen henkilön ollessa vieressäsi. Voit nyt poistaa tuon esikatselun käytöstä 29.10. päivityksessä.
Napsauta oikean ylänurkan profiilipainiketta, valitse Asetukset-Ilmoitukset (Settings-Notifications) ja poista Näytä viestin esikatselu (Show message preview) -kohdan valinta.
2020-11-03 Teams-vinkki: Näy offline-tilassa
29.10. päivityksessä voit nyt myös määrittää tilaksesi (status) Näy offline-tilassa (Appear offline). Voit silloin käyttää Teamsia siten, että muille käyttäjille näyt olevan offline-tilassa. Uusi valinta löytyy napsauttamalla profiilipainiketta ja valitsemalla sen tilapäivitysten listalta.
Palauta tila (Reset status) -komennolla voit palauttaa alkuperäisen tilan.
2020-11-03 Outlook 365 -vinkki: Lyhennä kokouksia automaattisesti
Voit luoda automaattisesti muutamaa minuuttia lyhyempiä kokouksia valitsemalla Tiedosto-Asetukset-Kalenteri-Lopeta tapaamiset ja kokoukset etuajassa (File-Options-Calendar-End appointments and meetings early) -kohdan ja sitten halutut minuuttimäärät.
Luodessasi uuden kokouskutsun on sen päättymisaikaa aikaistettu automaattisesti. Jos esimerkiksi luot puolen tunnin kokouksen, sen kesto onkin esimerkiksi 12:00–12.25 entisen 12:00-12.30 sijaan. Tällöin tarjoat kaikille osallistujille pienen tauon ennen mahdollista seuraavaa kokousta.
Jostain syystä asetus ei koske Teams-kokousta, mutta voit luoda tavallisen kokouskutsun Uusi kokous -painikkeella ja muuttaa sen sitten heti Teams-kokoukseksi napsauttamalla Teams-kokous-painiketta.
2020-11-03 Excel 365 -vinkki: XHAKU (XLOOKUP) -korvaa PHAKU (VLOOKUP) -funktion
Jos olet yhdistänyt kahden listan tietoja Phaku-funktiolla, niin ilahdut varmasti uudesta Xhaku-funktiosta. Kummallakin funktiolla voidaan siis yhdistää kahden Excel-taulukon/listan tietoja. Voit esimerkiksi hakea tuotekoodin perusteella tuotteen nimen toisesta taulukosta.
Xhaku-funktiossa verrattavat tiedot voivat olla vastausten oikealla puolella, oletuksena etsitään täsmällistä vastinetta ja Excelin virheilmoituksen sijaan voit antaa oman ilmoituksen.
Esimerkin funktiossa A2-solussa olevaa tuotekoodia etsitään E-sarakkeesta ja jos täsmällinen vastine löytyy, niin vastaus haetaan samalta riviltä D-sarakkeesta. Mikäli tuotekoodia ei löydy, niin virheilmoituksen sijaan soluun ilmestyy teksti ei löydy.
=XHAKU(A2;E:E;D:D;"ei löydy")
2020-10-01 Editoi videosi maksuttomalla ohjelmalla
Videoeditointi lisääntyy jatkuvasti. Esimerkiksi Teams-kokouksen tallenne saattaa kaivata leikkausta keskeltä ja ehkäpä kotivideokin hyötyisi lyhennyksestä.
Käytän itse pöytäkoneessani CyberLink PowerDirectoria ammattikäytössä. Silloin tällöin minun pitää leikata videoita myös läppärillä ja silloin käytän vapaan lähdekoodin maksutonta OpenShot Video Editoria https://www.openshot.org/fi/
Käyttö on todella helppoa. 1. Vedä videotiedosto ohjelmaan, 2. vedä se ns. aikajanalle ja valitse katkaisukohta. 3. Napsauta sitten hiiren kakkospainiketta ja valitse pikavalikon Viipaloi-alivalikosta esimerkiksi Pidä vasen puoli -komento, jolloin oikea puoli poistetaan. Huomaa, että voit 2. vaiheen mukaisesti vetää saman videotiedoston aikajanalle monta kertaa ja leikata sitten taas uuden säilytettävän pätkän. Tee lopuksi videotiedosto napsauttamalla 4. Vie videoksi -painiketta. Oletusasetukset sopivat mainiosti.
Huomaa myös, että videoeditoinnissa teet videoista projektin, etkä muokkaa alkuperäisiä videotiedostoja.
Uudemmista Windows 10 -koneista löytyy myös hyvin pelkistetty Videoeditori-sovellus, joka toimii vastaavalla periaatteella.
2020-10-01 Ohjaa sähköpostin vastaukset toiselle henkilölle
Voit lähettää esimerkiksi sähköpostikyselyn, johon vastaavat henkilöt lähettävät vastauksensa toiselle henkilölle. En tarkoita säännön (rule) luomista, vaan Outlook-sähköpostiviestin piilossa olevaa asetusta.
Napsauta ennen viestin lähetystä Asetukset (Options) -välilehden Ohjaa vastaukset vastaanottajalle (Direct Replies To) -painiketta ja lisää vastaajan sähköpostiosoite Vastaukset lähetetään (Have replies set to) -ruutuun. Napsauta lopuksi ikkunan alaosan Sulje (Close) -painiketta – älä siis sulje ikkunaa.
Voit ohjeistaa viestin saajia esimerkiksi näin: Vastaa tähän viestiin normaalisti Vastaa (Reply) -painikkeella. Petrin osoite lisätään automaattisesti vastaanottajaksi.
2020-10-01 PowerPoint-esityksen kokonaisuus näkyy jäsennysnäkymässä
Napsauta Näytä (View) -välilehden Jäsennysnäkymä (Outline View) -painiketta, niin näet esityksesi diojen otsikot ja luettelokohdat, jolloin yleiskuvan muodostaminen on yleensä helpompaa.
Voit myös siirtää dioja vetämällä hiirellä dian pienoiskuvaketta ylös tai alas.
Pikavalikon komennoilla voit myös kutistaa näkyviin pelkät diojen otsikot.
Napsauta lopuksi Normaali (Normal) -painiketta.
2020-09-03 Tallenna PowerPoint-esityksesi GIF-animaationa (365)
Voit tallentaa esityksesi GIF-animaationa (12-2019 lähtien). Kyseessä on yli 30 vuotta käytössä ollut pienikokoinen kuvatiedostomuoto.
Avaa esityksesi tai luo sellainen ja valitse Tiedosto-Vie-Luo animoitu GIF (File-Export-Create an Animated GIF) -komento. Valitse sitten tiedostokoko sekä kunkin dian viemä aika ja napsauta Luo GIF-animaatio (Create GIF) -painiketta. Tiedoston voi lisätä nettisivulle, someen tai vaikka Teams-kanavalle. Kuvatiedoston voi lisätä jopa sähköpostiviestiin Outlookin uuden viestin Lisää (Insert) -välilehden Kuvat (Pictures) -komennolla.
2020-09-03 Sanele tekstisi Wordilla, Outlookilla, PowerPointilla tai OneNote for Windowsilla (365)
Kirjoittamisen lisäksi voit myös sanella tekstisi. Napsauta Sanele (Dictate) -painiketta, puhu tekstisi mikrofoniin ja napsauta lopuksi Sanele-painiketta uudestaan. Voit vaihtaa kieltä painikkeen nuolipainikkeesta.
Myös välimerkit sanotaan, kuten esimerkiksi pilkku (comma) ja piste (period tai full stop). Voit myös tehdä rivinvaihdon komennolla uusi rivi tai rivinvaihto (new line).
Kokemukseni mukaan hyvällä mikrofonilla (headset) myös suomenkielinen puhe tunnistetaan yllättävän hyvin ja virheelliset muodot on suhteellisen nopea korjata. Kannettavan omalla mikrofonilla tulos oli sen sijaan luokaton.
Alla olevassa kuvassa näkyy esimerkit kahden puhenäytteen tunnistamisesta verrattuna alkuperäiseen tekstiin. Käytössä oli headset.
2020-06-23 Hyödynnä PowerPoint-esityksessäsi muiden esitysten dioja
PowerPointissa on voinut vanhemmissakin versioissa hyödyntää muiden esitysten dioja kopioimatta ja liittämättä niitä komennoilla. Toiminto oli kuitenkin hidas ja hankala käyttää.
2016-versiosta lähtien (2016/2019/365) voit napsauttaa Käytä dioja uudelleen (Reuse slides) -painiketta ja valita sitten kopioitavat diat kätevästi selkeästä paneelista. Jos haluamasi esitys ei näy suoraan listalla, niin hae se napsauttamalla Selaa (Browse) -painiketta. Kun napsautat sopivaa esitystä, niin kyseisen esityksen diat ilmestyvät paneeliin.
Käytä lähteen muotoilua (Use source formatting) -kohdan valinta kannattaa yleensä poistaa, jolloin liitetyt diat saavat kohde-esityksen ulkoasun.
2020-06-23 Lisää hyperlinkki nopeasti näppäinyhdistelmällä Ctrl+K
Voit lisätä siistin hyperlinkin, vaikka Word-asiakirjaan, Excel-taulukon soluun tai PowerPoint-diaan kopioimalla esimerkiksi nettisivun tai YouTube-videon linkin, maalaamalla sanan tai tekstipätkän (Word ja PowerPoint) tai valitsemalla Excelissä solun, painamalla Ctrl+K, liittämällä linkin ja hyväksymällä.
Samalla näppäinyhdistelmällä pääset myös muokkaamaan tai poistamaan linkin.
2020-05-14 Liitä alkuperäinen viesti vastaukseesi (lainaus/quote)
Keskustelu (Chat) -välilehden viestiä ei voi työpöytäversiolla ainakaan toistaiseksi lainata (quote), vaan vastauksesi tulee keskustelun viimeiseksi ilman alkuperäistä viestiä. Mielenkiintoista kyllä, niin Teams-apsilla voit vastata johonkin (chat) viestiin siten, että alkuperäinen viesti liitetään vastaukseesi. Riittää, että pyyhkäiset viestiä Teams-apsilla oikealle ja kirjoitat vastauksesi.
Voit kuitenkin korostetusti lainata aiempaa viestiä sekä chatissa että kanavan keskustelussa näin: maalaa viesti ja kopioi se, paina c-kirjainta siirtyäksesi viestiruutuun, paina Vaihto (Shift) + >, liitä kopioitu viesti, paina 2 kertaa Enter ja kirjoita oma vastauksesi.
Verrattuna normaaliin copy-pasteen tällainen viesti erottuu paljon paremmin.
2020-05-14 Kiinnitä tärkeimmät kanavat tiimien yläpuolelle
Tiesitkö, että voit kiinnittää sinulle tärkeimmät kanavat tiimien yläpuolelle. Napsauta kanavan (channel) oikealle puolelle ilmestyvää Lisää vaihtoehtoja (More options) -painiketta (kolme pistettä) ja valitse Kiinnitä (Pin) -komento. Kiinnityksen voi poistaa Poista kiinnitys (Unpin) -komennolla. Näin voit entistä paremmin keskittyä kulloinkin tärkeimpiin kanaviin.
2020-04-14 Vinkkejä Microsoft Teamsin käyttöön
Voit nyt (10.4. päivitys) lopettaa Teams-kokouksen kaikkien osalta napsauttamalla kokouksen aikana Lisää toimintoja (More actions) -painiketta ja valitsemalla Päätä kokous (End meeting) -komennon.
Jos haluat korjata nopeasti juuri lähettämääsi keskustelu (chat) -viestiä (ei siis kanavan/channelin viestiä), niin paina nuoli ylös -näppäintä. Voit hyväksyä muokatun viestin Enterillä tai poistua muokkaustilasta painamalla Esc.
Toki viestiä voi muokata myös viestin asetusten Muokkaa (Edit) -komennolla, mutta hitaammin.
Haluatko nähdä, että mitä joku toinen henkilö on viime aikoina tehnyt Teamsissa?
Kirjoita näytön yläosan hakuruutuun kieliversiosi mukaan /toiminta tai /activity ja valitse sitten listalta henkilön nimi.
Näet sitten listan henkilön toiminnasta ja napsauttamalla kyseistä hakutulosta siirryt automaattisesti kyseiseen kohtaan Teamsissa.
2020-03-19 Pikanäppäimiä Microsoft Teamsin käyttöön
Teamsin sujuva käyttö on etätyössä erittäin tärkeää. Tässä muutamia pikanäppäimiä työtäsi (ja elämääsi) helpottamaan.
-
Ctrl + N (new) luo uuden keskustelun (chat)
-
Ctrl+ E (etsi) siirryt hakuruutuun
-
Ctrl + 1 siirtää Toiminta (Activity) -välilehdelle. Vastaavasti Ctrl + 2 siirtää Keskustelu (Chat) -välilehdelle, Ctrl + 3 siirtää Tiimit (Teams) -välilehdelle jne.
-
Ctrl + . (piste) saat näkyville kaikki pikanäppäimet
2020-02-17 Löydä etsimäsi tiedosto nopeammin esikatseluruudun avulla
Windows 10:ssä voit avata esikatseluruudun esimerkiksi Resurssienhallinnassa tai vaikka Wordin Avaa-ikkunassa painamalla Alt+P. Pikanäppäimen muistaa toivottavasti paremmin vinkillä P=Preview (esikatselu). Silloin halutun tiedoston avaaminen on usein nopeampaa, koska näet esikatseluruudun avulla tiedostosi sisältöä avaamatta itse tiedostoa. Samalla näppäinyhdistelmällä ruudun saa myös jälleen suljettua.
2020-02-14 Tarkista Teamsin ääni- ja videolaatu ennen kokouksen alkua
Teamsin käyttö leviää huimaa vauhtia. Monella siitä ei ole kuitenkaan vielä mitään kokemusta ja muutenkin käyttö on usein haparoivaa. Ennen omaa esiintymistä videokokouksessa kannattaa ensiksi tarkistaa omien laitteiden toimivuus. Testausmahdollisuus on suhteellisen tuore ominaisuus ja on nyt mahdollista myös suomenkielisellä versiolla.
Avaa Teams-sovellus, napsauta oikean ylänurkan nimikirjaimiasi ja valitse Asetukset (Settings) -komento. Napsauta ikkunan vasemmasta laidasta Laitteet (Devices) ja sitten Soita testipuhelu (Make a test call) -painiketta. Lyhyen esittelyviestin jälkeen voit nauhoittaa puhettasi hetken. Nauhoituksen jälkeen kuulet oma puheesi. Samalla näet myös mahdollisen videokuvasi.
2020-02-14 Jäädytä PowerPoint-esityksesi aloitusdia ennen esitystäsi
Mikäli pidät PowerPoint-esityksiä videotykillä, niin tykin kaukosäätimessä on todennäköisesti Freeze-painike. Sitä painamalla esityksesi aloitusdia jää näkyviin yleisölle, vaikka itse tekisit koneella vielä viime hetken valmisteluja.
Muista vain esityksesi aluksi painaa Freeze-painiketta uudestaan.
2020-01-23 Lisää Windows 10 -tietokoneessa viestiin Emoji
Tiesitko, että saat Windows 10 -tietokoneissa (sori macin käyttäjät) näytölle Emoji-ikkunan näppäinyhdistelmällä Windows+. (piste). Windows-näppäin (lippu) löytyy todennäköisesti näppäimistön vasemmasta alanurkasta.
Kaksoisnapsauttamalla ikkunassa voit lisätä esimerkiksi sähköpostiviestiin Emojin.
2020-01-23 Lisää Windows 10 -tietokoneessa viestiin Emoji
Tiesitko, että saat Windows 10 -tietokoneissa (sori macin käyttäjät) näytölle Emoji-ikkunan näppäinyhdistelmällä Windows+. (piste). Windows-näppäin (lippu) löytyy todennäköisesti näppäimistön vasemmasta alanurkasta.
Kaksoisnapsauttamalla ikkunassa voit lisätä esimerkiksi sähköpostiviestiin Emojin.
2020-01-23 Apua prosenttilaskuihin
Tuottavatko prosenttilaskut ongelmia? Ainakin monet kurssilaiseni valittelevat huonoja matemaattisia taitojaan. Täältä löytyy kuitenkin laskureita esimerkiksi prosenttilaskuihin https://www.laskurini.fi/matematiikka/prosenttilaskuri
Mikäli itse kaavat kiinnostavat, niin niitä löytyy täältä https://www.laskurini.fi/matematiikka/prosenttilaskuri/prosenttilaskut
2020-01-23 Päivitä Windows 7 -käyttöjärjestelmä maksutta Windows kymppiin
Jos kotikoneessasi on Windows 7 -käyttöjärjestelmä, niin olet varmaan saanut ilmoituksen Microsoftin tuen ja päivitysten päättymisestä.
Voit kuitenkin hyvin todennäköisesti päivittää käyttöjärjestelmän maksutta asentamalla tietovälineen luontityökalun (tiedostonimi MediaCreationTool1909) https://www.microsoft.com/fi-fi/software-download/windows10 napsauttamalla Lataa työkalu nyt -painiketta.
Asiasta löytyy esimerkiksi Tekniikan Maailman juttu https://tekniikanmaailma.fi/tm-niksi-tiesitko-etta-voit-ehka-yha-paivittaa-ikivanhan-windows-7-8-tietokoneesi-ilmaiseksi-windows-10-aikaan/
Itse päivitin juuri vanhempieni 2 tietokonetta sekä oman läppärini ongelmitta. Aikaa päivittämiseen kuluu parisen tuntia, eikä mitään lisenssikoodeja kyselty.